コールセンターの設置は代行サービスの利用がおすすめ

企業にコールセンターを置く場合時間とコストがかかるものです。ですがこれらは代行サービスを利用すると料金は明朗で尚且つ高品質なコールセンターの設置が可能です。代行サービスに依頼するメリットについてご紹介いたします。

コールセンターの業務は代行サービスがおすすめ

コールセンター

コールセンターはさまざまな企業に設置されており、お客様対応窓口としても大事な役割をもっています。ここで行なわれていることは電話対応は勿論、最近ではメールやチャットなどを駆使して迅速に詳しく、お客様を案内しているところも多いです。インターネットが普及し、また非対面式サービスが増えている今こうしたコールセンターは重要な役割を果たしているといえます。お客様と接することが多い業務であるコールセンターは企業の顔とも言えるので、高品質に整えておかなければ場合によっては社会的な損失になりえます。電話対応ということで誰にでもできるように感じるかもしれませんが、しっかりと研修を行なったうえでの話になります。

ですがこうした研修や、他にもコールセンターに必要な初期費用やランニングコスト、ライセンス使用料などを考えていくと企業にコールセンターを設置するというのはそう簡単なことではない、といえるのです。また他の業務と兼業して行う場合、電話対応に追われる日があればその日はコア業務をすすめることができないなどの弊害も出てきます。企業にとって大事ではあるものの、なかなかそういったコストが割けない……そんな時におすすめなのがコールセンター代行サービスとなっています。コールセンター代行サービスはプロオペレーターを育成しており、そして各企業の契約でそのプロオペレーターを設置できる、というものになります。

またコールセンターの設備もプラン料金に入っているので、自社で利用するものは殆どないとされています。コールセンターの設置をするためにかかる期間は見積もりなどを考えると1~3週間が一般的とされているものの、業務内容や会社によっては翌日からの設置も可能、とされているのです。通常コールセンターを設置するとなると人材育成や業務環境作りのためにそれなりの期間が必要ですが、それらのコストを大きく削減して高品質なコールセンターを設置することができます。現代社会においてコールセンターの設置というのは不可欠な場面も多いもの、電話対応業務をメインで必要とする場合には是非こうした代行サービスの利用をおすすめいたします。

利用料金の相場とは?

コールセンター

コールセンター代行サービスは非常に画期的なサービス、ですがその時最も気になるのは料金の相場です。依頼を考えているけれどそれにはどれくらいかかるのか?それについてご紹介いたします。まず結論からいいますと、こうした代行サービスは非常に相場の範囲が広いです。コールセンターでどんな業務をしてもらうか?コール件数はどれくらいなのか?専門知識は必要か?内容によって大きく変わりますので見積もりを出してもらうのが必須です。一般的な電話対応だけでしたら数万円程度で済み、専門知識を必要とする応対をしてもらうのであればその分のマニュアル制作費用や人材育成にかかる費用も含んでいって、50万円以上必要になることもあります。

また料金形態についても会社によって異なり、初期費用+月額料金のところもあれば従量制のところもありますのでしっかり確認しておく必要があります。こうした代行サービスなどに依頼するときに是非やっておきたいのが複数社に見積もりを出してもらうこと、大事な窓口を任せることになるので、しっかり確認しておきたいところです。

コールセンター代行サービスの選び方

コールセンター

企業の顔にもなるコールセンター、その代行サービスを選ぶ時やはり慎重になって選びたいところです。では選ぶ時のチェックポイントは一体なんなのか?ご紹介いたします。最も重要視するのは料金、もちろんこの部分も大事なのでしっかり見積もりを出してもらう必要があります。ですがそこに至る前に選ぶポイントをおさえて目星をつけておきたいところです。内容としては対応時間、コールセンターは商品や内容によって問い合わせが多い時間帯がことなります。そのため日中だけの問い合わせ対応なのか?24時間可能なのか?自社におけるコールセンターの運用方法にマッチしているかを調べておきたいところです。そして次に、電話対応以外のサービスについてです。

コールセンター代行会社によっては電話番号の貸出、電話内容をテキスト化、小世紀情報管理なども同時に行い窓口としての性能をアップしています。またこうした外注に頼んだ時に危惧される自社にノウハウが蓄積しないというデメリット、それを解消するために今後自社でコールセンターを作るときに必要なマニュアルや手順をまとめた資料を作成してくれるところもあります。電話対応だけではなくこうした他のサービスはどんなものがあるか?そこも調べて起きたいポイントです。またサービス内容の柔軟性も大事、こうした窓口業務は今後ずっとそれが最適である、ということはないものです。特に受信業務はお客様からかかってくるのを待つものなので、どれだけっかってくるか、というのはいざその時にならないとわからないものです。

なのでその状況に応じてプランの変更をしていくのが大事、そしてそれはできるだけ迅速に、柔軟に対応してもらう必要があります。あらたなプランを提案してくれたり、柔軟に変更をかけてくれたり、そんな代行サービスを選ぶのは必要不可欠ともいえます。そして最後に大事なのはセキュリティ対策です。企業の商品やプランなどの詳しい情報を共有することにもなるこうした代行サービス、場合によっては顧客様の情報も任せることになります。その情報をしっかり保護するためにも大事なのがセキュリティ対策、具体的にどんな対策をとっているかを確認し、セキュリティーマークの有無などから選んでいきたいです。こうしたポイントを見ていき、安心して任せられそうな代行サービスに見積もりを依頼します。これから長く付き合うかもしれないサービスなので、選ぶ時は妥協なく選びたいところです。

代行サービスを利用して上手なコストカット!

コールセンター

なんでも自社で行なった方が安い、というのは間違いで、いまは外注した方がコストかったができることが増えています。その一つがコールセンターであり、こうした代行サービスを利用している企業の一番の理由がコストカットできるから、というのにあります。金銭的なコストだけではなく人材育成にかかるはずだった時間的なコストなども削減できます。こうしたコストの中でも重いのは人材育成にかかる時間やお金です。そこをカットして高品質なコールセンターを設置できるというところが代行サービスの魅力となっています。在籍しているプロオペレーターは研修を通してコミュニケーション能力、対応力、判断力、正しい言葉遣い……電話対応において大事なことをしっかり学び、スキルとして身につけている人ばかりです。

そうしたプロが対応することで顧客満足度、顧客体験の向上をはかることができます。ゼロから自社で高品質なコールセンターを立ち上げるのはとても難しいもの、ですがこうした代行サービスならスピーディにプロオペレーターでの対応を開始できます。